Notfallmanagement in der Arztpraxis: Plan, Rollen und Erste Hilfe

In einer österreichischen Ordination ist Notfallmanagement eine klar geregelte Pflicht und keine Kür. Die Qualitätssicherungsverordnung 2024 (QS-VO) verlangt einen schriftlichen Notfallplan, eine nachweisliche Unterweisung des Teams, eine dem Leistungsspektrum angepasste Notfallausstattung mit verpflichtendem Beatmungsbeutel und mindestens alle zwei Jahre ein gemeinsames Notfalltraining mit praktischem Teil. In diesem Beitrag erfährst du, was in den Notfallplan gehört, wer im Ernstfall welche Aufgabe übernimmt, welche Erste-Hilfe-Schritte in den ersten Minuten zählen und wie du mit schwierigen Situationen am Empfang umgehst. Er richtet sich an Ordinationsassistentinnen, an das Verwaltungspersonal und an alle, die gerade in den Beruf einsteigen.

Kurz gesagt

• Pflicht nach QS-VO 2024: schriftlicher Notfallplan, nachweisliche Unterweisung, Notfalltraining mindestens alle zwei Jahre mit Praxisteil und Dokumentation.
• Rollen vorab festlegen: Wer telefoniert, wer holt die Ausstattung, wer kümmert sich um die anderen Patientinnen und Patienten? Im Ernstfall wird nicht mehr diskutiert.
• Rettung 144, Euronotruf 112: Die Nummern gehören gut sichtbar zu jedem Telefon in der Ordination.
• Ausstattung regelmäßig prüfen: Defibrillator, Elektroden, Notfallmedikamente und Ablaufdaten, dazu der Feuerlöscher alle zwei Jahre.
• Kommunikation ist Teil der Notfallvorsorge: Deeskalation und klare Gesprächsführung lassen sich lernen und üben.

Inhaltsverzeichnis

• Was die QS-VO 2024 von jeder Ordination verlangt
• Der Notfallplan: Was hineingehört
• Rollen im Team: Wer übernimmt was?
• Erste Hilfe in der Ordination: die ersten Minuten
• Notrufnummern in Österreich
• Notfallausstattung regelmäßig prüfen
• Notfalltraining: So übt ihr wirksam
• Schwierige Patientinnen und Patienten: Deeskalation am Empfang
• Patientenkommunikation: Grundlagen und wie du sie lernst
• Unsere Sicht auf Notfallkompetenz im Ordinationsteam
• Mit einer anerkannten Ausbildung sicher in die Ordination
• Häufige Fragen
• Quellen

Was die QS-VO 2024 von jeder Ordination verlangt

Die rechtliche Grundlage ist die Qualitätssicherungsverordnung 2024 der Österreichischen Ärztekammer. Unter dem Evaluierungskriterium „Notfallvorsorge“ (§ 8) steht, dass jede Ordination oder Gruppenpraxis über einen schriftlichen Plan für medizinische Notfälle verfügen muss, in dem die getroffenen Vorkehrungen festgehalten und erläutert sind. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nachweislich über diesen Plan zu unterweisen, und Ärztinnen und Ärzte müssen mindestens alle zwei Jahre gemeinsam mit dem Team ein wiederkehrendes Notfalltraining durchführen, das einen praktischen Teil enthält und dessen Dokumentation in der Ordination aufbewahrt wird.

Bei der Ausstattung ist die Vorgabe flexibel, mit einer festen Untergrenze: Laut der Notfallvorsorge-Factbox der Ärztekammer für Oberösterreich ist ein Beatmungsbeutel für jede Ordination verbindlich (§ 9 Abs. 1 QS-VO). Alles Weitere richtet sich nach dem Leistungsspektrum der Ordination, und die ÖQMed stellt dafür eine unverbindliche Empfehlung zur Orientierung bereit.

Was bei der Ordinationsevaluierung konkret vorgelegt wird, fasst die Wiener Ärztekammer in ihren Pflichtnachweisen ÖQMED zusammen:

Für dich als Assistenz heißt das: Viele dieser Nachweise laufen über deinen Schreibtisch. Du hältst Listen aktuell, legst Unterweisungen ab und erinnerst an Prüftermine. Wie sich solche wiederkehrenden Aufgaben in den Praxisalltag einfügen, beschreiben wir im Beitrag zur Praxisorganisation in der Arztpraxis.

Der Notfallplan: Was hineingehört

Ein guter Notfallplan ist kurz, eindeutig und so formuliert, dass ihn auch eine neue Kollegin am ersten Arbeitstag versteht. Er beantwortet fünf Fragen:

1. Wer entscheidet? Ob das Notarztsystem verständigt wird, entscheidet laut QS-VO die Ärztin oder der Arzt nach fachlicher Notwendigkeit. Der Plan regelt, was gilt, wenn gerade keine Ärztin anwesend ist.
2. Wer macht was? Jede Rolle hat einen Namen oder eine Funktion, inklusive Vertretung bei Urlaub und Krankenstand.
3. Wo liegt was? Standort von Notfallkoffer, Defibrillator, Sauerstoff und Notfallmedikamenten, am besten mit Raumskizze.
4. Wen rufe ich an? Notrufnummern, Adresse der Ordination im genauen Wortlaut für den Notruf, Zufahrt und Stockwerk.
5. Was passiert danach? Dokumentation, Transportpapiere, Information der Angehörigen, Nachbesprechung im Team.

Das IT-Unternehmen it4med rät in seinem Beitrag zur Notfallvorbereitung in der Praxis, den Plan an mehreren zentralen Stellen griffbereit zu platzieren und Zuständigkeiten sowie konkrete Handlungsanweisungen schriftlich festzulegen. Ein Plan, der nur im Qualitätshandbuch im Schrank steht, hilft im Ernstfall niemandem.

Rollen im Team: Wer übernimmt was?

Die Ärztekammer für Kärnten stellt einen Muster-Notfallplan zur Verfügung, der die Aufgaben klar verteilt. Er stammt aus dem Jahr 2011, die Rollenlogik eignet sich aber nach wie vor gut als Vorlage, die du an eure Ordination anpasst:

In kleineren Ordinationen mit nur ein oder zwei Mitarbeiterinnen fallen Rollen zusammen. Dann ist die Reihenfolge entscheidend: zuerst Hilfe holen und die Ausstattung bringen, dann die übrigen Aufgaben. Wichtig ist, dass im Plan steht, wer bei Abwesenheit einspringt, sonst bleibt genau die Rolle unbesetzt, die am dringendsten gebraucht wird.

Welche Tätigkeiten eine Ordinationsassistentin im Alltag sonst übernimmt, findest du in unserem Überblick über die Aufgaben der Ordinationsassistentin.

Erste Hilfe in der Ordination: die ersten Minuten

In der Ordination gilt nicht derselbe Rahmen wie bei einem Unfall auf der Straße. Ärztliche Hilfe ist oft wenige Meter entfernt, Ausstattung ist vorhanden, und das Team kennt die Abläufe. Trotzdem entscheiden die ersten Minuten.

Der Grundablauf

Der Kärntner Muster-Notfallplan beschreibt den Kern so: Bei einer Reanimation werden die Notfallutensilien zur Patientin oder zum Patienten gebracht, nicht umgekehrt. Ist keine Ärztin oder kein Arzt anwesend, wird die Person entsprechend gelagert, lückenlos überwacht, und bei einem Herz-Kreislauf-Stillstand wird sofort mit der Herz-Lungen-Wiederbelebung begonnen.

Strukturiert vorgehen nach ABCD

Wie ein zeitgemäßes Training für Ordinationsteams aufgebaut ist, zeigt der Kurs „Herzalarm in der Ordination“ des Berufsverbands der Österreichischen Urologie. Seine Lernziele bilden einen guten Leitfaden:

• einen instabilen Patienten erkennen,
• strukturiert nach ABCD vorgehen (Atemwege, Atmung, Kreislauf, neurologischer Status),
• Erstmaßnahmen durchführen,
• einen Herz-Kreislauf-Stillstand erkennen,
• die Rettungskette in der Ordination einleiten,
• Basismaßnahmen der Reanimation (BLS) nach den Leitlinien des European Resuscitation Council 2021 beherrschen, inklusive Einsatz des AED.

Wann die Rettung gerufen wird

Bei Lebensgefahr wählst du 144. Ob zusätzlich ein Notarzt nötig ist, entscheidet in der Ordination die Ärztin oder der Arzt. Ist niemand Ärztliches anwesend, zögerst du nicht: Bewusstlosigkeit, Atemnot, starke Brustschmerzen, ein Krampfanfall oder Zeichen einer schweren allergischen Reaktion sind Gründe, sofort die Rettung zu alarmieren. Die Leitstelle leitet dich am Telefon auch durch die Wiederbelebung, bis Hilfe eintrifft.

Oft beginnt ein Notfall schon vor dem Besuch, nämlich am Telefon. Wie du Anrufe nach Dringlichkeit einordnest und Warnzeichen erkennst, erklären wir im Beitrag zur Telefontriage in der Arztpraxis.

Notrufnummern in Österreich

Das Gesundheitsportal des Bundes listet die wichtigsten Nummern. In jede Ordination gehören sie gut lesbar neben jedes Telefon:

Laut oesterreich.gv.at sind Notrufnummern von jedem Telefon aus österreichweit kostenlos erreichbar, und der Euronotruf 112 funktioniert auch bei gesperrtem Handy ohne PIN. Ergänze die Liste im Notfallplan um eure exakte Adresse, den Eingang und das Stockwerk, damit beim Notruf nichts nachgeschlagen werden muss.

Notfallausstattung regelmäßig prüfen

Eine Ausstattung, die im Ernstfall nicht funktioniert, ist schlimmer als keine, weil sie falsche Sicherheit gibt. Bewährt hat sich eine feste Prüfroutine mit Unterschrift auf einer Checkliste. Auf Basis der Empfehlungen von it4med und der Pflichtnachweise der Ärztekammer prüfst du:

• Defibrillator: Funktionsfähigkeit, Akkustand, Selbsttest-Anzeige
• Elektroden: Haltbarkeitsdatum, Verpackung unbeschädigt
• Notfallmedikamente: Vollständigkeit laut Liste, Ablaufdaten aller Präparate
• Beatmungsbeutel mit Masken: vorhanden, in passenden Größen, sauber verpackt
• Wartungsnachweise: abgelegt und für die Evaluierung griffbereit
• Feuerlöscher: Prüfplakette aktuell, Überprüfung alle zwei Jahre

Praktischer Tipp: Trage die nächsten Ablaufdaten in den Praxiskalender ein. So ersetzt du Medikamente rechtzeitig und nicht erst, wenn jemand sie braucht.

Notfalltraining: So übt ihr wirksam

Die QS-VO schreibt das gemeinsame Training alle zwei Jahre vor. Wie es wirksam gestaltet wird, zeigt die Lehre: Das Institut für Allgemeinmedizin der Medizinischen Universität Graz bietet ein Wahlfach Akut- und Notfallmedizin in der Primärversorgung mit 15 aufeinander aufbauenden Simulationsszenarien an, darunter Anaphylaxie, akutes Koronarsyndrom, Reanimation, Krampfanfall und Asthma- bzw. COPD-Exazerbation.

Besonders lehrreich für Ordinationsteams ist der zweite Schwerpunkt: Crew Resource Management. Gemeint sind die nicht-technischen Fähigkeiten, die im Ernstfall über Erfolg entscheiden: Kommunikation im Team, klare Rollenverteilung, Entscheidungen unter Druck, Prioritäten setzen und ein bewusster Umgang mit Hierarchien. Nach jeder Simulation folgt eine strukturierte Nachbesprechung.

Für eure eigene Übung heißt das:

1. Realistische Szenarien wählen: Was passiert in eurer Fachrichtung am ehesten? Kollaps im Wartezimmer, allergische Reaktion nach einer Impfung, Unterzuckerung.
2. Im eigenen Raum üben: Wie lange dauert es wirklich, bis der Defi beim Patienten ist? Passt die Trage durch den Gang?
3. Laut kommunizieren: Aufträge mit Namen vergeben und die Ausführung rückmelden lassen („Anna, ruf 144.“ „144 ist verständigt.“).
4. Nachbesprechen und dokumentieren: Was lief gut, was ändern wir am Plan? Die Dokumentation gehört in die Ordination.

Schwierige Patientinnen und Patienten: Deeskalation am Empfang

Nicht jeder Notfall ist medizinisch. Lange Wartezeiten, Schmerzen oder Angst können Gespräche am Empfang eskalieren lassen. Auch dafür lässt sich vorsorgen.

In einem Beitrag auf medonline.at zu Aggressionsmanagement beschreiben Mag. Christina Lechner und Martin Schriebl ein Sicherheitskonzept für Ordinationsteams aus drei Bausteinen: räumliche und zeitliche Strukturen, die aggressionsmindernd wirken, Kommunikationsfähigkeiten aller im Team und ein offenes, wertschätzendes Zugehen auf Patientinnen und Patienten. Ziel ist, von Täter-Opfer-Zuschreibungen wegzukommen und Signale zu senden, dass niemand allein gelassen wird.

Der Jurist und Mediator Gernot Riedl, der seit Jahren Kurse für Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte leitet, ergänzt in AERZTE Steiermark konkrete Vorkehrungen:

• Warnzeichen früh wahrnehmen und rechtzeitig Hilfe holen, statt allein weiterzumachen.
• Körpersprache beachten: Lautstärke, Anspannung, Abstand.
• Raum gestalten: Möbel, die Distanz schaffen, und wenn möglich ein zweiter Ausgang.
• Alles, was spitz, scharf oder zerbrechlich ist, konsequent außer Reichweite lagern.
• Wer allein unterwegs ist, informiert eine Kollegin, wohin es geht und ab wann nachgeschaut werden soll.

Nehmt diese Punkte in den Notfallplan auf: ein vereinbartes Codewort, mit dem du unauffällig Unterstützung rufst, und die klare Regel, wann die Polizei unter 133 verständigt wird.

Patientenkommunikation: Grundlagen und wie du sie lernst

Gute Kommunikation verhindert viele schwierige Situationen, bevor sie entstehen. Drei Grundlagen helfen im Alltag:

• Aktiv zuhören: ausreden lassen, nachfragen, das Gehörte kurz zusammenfassen.
• Transparenz: Wartezeiten ehrlich nennen und erklären, was als Nächstes passiert.
• Klare Sprache: Fachbegriffe übersetzen und mit einer Rückfrage prüfen, ob alles verstanden wurde.

Wie man das lernt, ist gut untersucht. Ein Factsheet der Österreichischen Plattform Gesundheitskompetenz beschreibt, was wirksame Trainings ausmacht: Sie sind teilnehmerzentriert und praxisnah, vermitteln ein evidenzbasiertes Kommunikationsmodell, konzentrieren sich auf konkrete Skills, enthalten beobachtetes Üben mit Reflexion und Feedback, idealerweise mit Schauspielpatientinnen, und sichern den Transfer in den Alltag mit Auffrischungen. Die ÖPGK bietet selbst Kommunikationstrainings nach dem tEACH-Standard für Gruppen von bis zu zehn Personen an, mit Paketen von 12, 16 oder 20 Stunden zu rund 4.000 bis 6.000 € je Paket.

Im Team kannst du sofort beginnen: Spielt typische Gespräche in kurzen Rollenspielen durch, etwa einen verärgerten Anruf wegen eines Termins, und gebt euch danach strukturiert Rückmeldung. Auch schriftliche Kommunikation gehört dazu. Tipps dafür findest du im Beitrag Medizinische Korrespondenz schreiben.

Unsere Sicht auf Notfallkompetenz im Ordinationsteam

Wir entwickeln unsere Ausbildungen gemeinsam mit Ärztinnen und Ärzten, und aus ihrer Praxis wissen wir: Wie sicher ein Team im Notfall handelt, entscheidet sich lange vor dem Ernstfall. Es entscheidet sich in der Ausbildung, wenn Abläufe, Begriffe und Verantwortung zum ersten Mal verstanden werden.

Deshalb setzen wir auf eine Verbindung aus flexibler Online-Theorie und Praxis. In der Ausbildung zur Ordinationsassistenz nach MAB-G kommen Praxisteil und Praktikum dazu, damit Gelerntes in einer echten Ordination ankommt. Unsere 1:1-Betreuung begleitet dich durch den gesamten Lernprozess, gerade bei Themen, bei denen Fragen im Kopf bleiben, bis jemand sie in Ruhe beantwortet.

Ein Notfallplan wirkt nur, wenn alle im Team ihn verstehen, vom Empfang bis zur Assistenz. Wer gut ausgebildet in die Ordination kommt, ist kein Zuschauer im Ernstfall, sondern ein verlässlicher Teil der Rettungskette.

Amir

Mit einer anerkannten Ausbildung sicher in die Ordination

Wenn du im Gesundheitsbereich starten oder dich beruflich neu orientieren willst, bieten wir dir staatlich anerkannte Online-Ausbildungen mit persönlicher 1:1-Betreuung. Die Ausbildung zur Ordinationsassistenz verbindet Online-Theorie mit Praxis und Praktikum gemäß MAB-G. Für den Einstieg in Empfang und Verwaltung gibt es die Medizinische Verwaltungsassistenz online, komplett online und ohne Vorkenntnisse, um einmalig 1.690 €.

Absolventinnen und Absolventen können sich bei uns aktiv auf über 3.000 Jobangebote in Österreich bewerben. Einen Überblick über alle Kurse findest du auf unserer Seite Ausbildungen für Arztpraxis und Massage, und wie sich die Ausbildung mit Beruf und Familie vereinbaren lässt, zeigt unsere Seite Ausbildung neben Job und Familie.

Häufige Fragen

Ist ein Notfallplan in der Ordination Pflicht?

Ja. Die QS-VO 2024 verlangt von jeder Ordination und Gruppenpraxis einen schriftlichen Plan für medizinische Notfälle. Das Team muss nachweislich darüber unterwiesen werden, und bei der Ordinationsevaluierung wird der ausgefüllte, unterschriebene und ausgehängte Plan geprüft.

Wie oft muss das Team ein Notfalltraining machen?

Mindestens alle zwei Jahre, gemeinsam mit der Ärztin oder dem Arzt und mit einem praktischen Teil. Die Dokumentation des Trainings wird in der Ordination aufbewahrt. Viele Teams üben zusätzlich kurze Szenarien zwischendurch, damit Abläufe sitzen.

Was muss mindestens in der Notfallausstattung sein?

Verpflichtend ist ein Beatmungsbeutel mit Masken. Alles Weitere richtet sich nach dem Leistungsspektrum der Ordination, der Gefahrengeneigtheit der Tätigkeit und dem Erfahrungsstand der Ärztin oder des Arztes. Die ÖQMed stellt dazu eine unverbindliche Empfehlung zur Orientierung bereit.

Darf ich als Assistentin mit der Wiederbelebung beginnen?

Ja, bei einem Herz-Kreislauf-Stillstand beginnt eine geschulte Mitarbeiterin sofort mit der Reanimation, wenn keine Ärztin oder kein Arzt anwesend ist. Gleichzeitig wird über 144 die Rettung alarmiert. Die Leitstelle unterstützt dich am Telefon, bis Hilfe eintrifft.

Welche Nummer wähle ich bei einem Notfall in der Ordination?

Bei Lebensgefahr die Rettung unter 144 oder den Euronotruf 112. Der Ärztenotdienst unter 141 ist für dringende, aber nicht lebensbedrohliche Fälle außerhalb der Ordinationszeiten gedacht.

Quellen

Qualitätssicherungsverordnung 2024 (Österreichische Ärztekammer) Pflichtnachweise ÖQMED, Ärztekammer für Wien Notfallvorsorge Factbox, Ärztekammer für Oberösterreich Muster-Notfallplan, Ärztekammer für Kärnten Notfall in der Praxis: So bereiten Sie sich darauf vor, it4med Erste-Hilfe-Kurs „Herzalarm in der Ordination“, Berufsverband der Österreichischen Urologie Notrufnummern, Gesundheitsportal Notrufnummern, oesterreich.gv.at Akut- und Notfallmedizin in der Primärversorgung, Medizinische Universität Graz Aggressionsmanagement und Deeskalation, medonline.at AERZTE Steiermark, April 2020 Patientenzentrierte Gesprächsführung trainieren, ÖPGK-Factsheet Kommunikationstraining nach ÖPGK-tEACH-Standard

Empfehlungen

• Ordinationsassistentin Aufgaben im Überblick 2026
• Telefontriage in der Arztpraxis: Ablauf, Fragen, Warnzeichen
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