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    Medizinische Korrespondenz schreiben: Aufbau, Stil, Praxis

    Assistentin erstellt Arztbrief in der Praxis

    Zur medizinischen Korrespondenz gehört jedes Schriftstück, das eine Ordination oder Krankenanstalt verlässt: Arztbriefe, Befundberichte, Zuweisungen, Bestätigungen und Schreiben an Patientinnen und Patienten. Gute Korrespondenz hält sich an eine feste Struktur. Sie ist sachlich formuliert, kurz und vollständig, und sie erfüllt die Dokumentationspflichten, die in Österreich gelten. In diesem Ratgeber erfährst du, wie ein Arztbrief aufgebaut ist, welche Stilregeln Profis beachten, welche Rolle ELGA und die Diagnosencodierung spielen und wie du ärztliche Dokumentation Schritt für Schritt lernst, auch ganz ohne Vorkenntnisse.

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    Kurz gesagt

    • Feste Struktur: Ein Arztbrief folgt fast immer derselben Gliederung, von den Stammdaten über Diagnosen, Anamnese, Befunde und Verlauf bis zu Medikation und Empfehlungen.
    • Sachlicher Stil: Geschrieben wird in der dritten Person und im „wir“, ohne Floskeln und ohne Erklärungen für Laien, wenn Fachleute die Empfänger sind.
    • Klare Rollen: Inhaltlich verantwortet die Ärztin oder der Arzt den Brief. Assistenz und Schreibkräfte schreiben nach Diktat, formatieren, prüfen und versenden.
    • Rechtsrahmen in Österreich: Dokumentationspflicht, lange Aufbewahrungsfristen, ELGA-Standards und seit 2026 die bundeseinheitliche ambulante Diagnosencodierung.
    • Lernbar: Medizinische Korrespondenz ist Handwerk. Mit Fachsprache, Vorlagen und Übung lernst du sie, auch ohne medizinischen Hintergrund.

    Inhaltsverzeichnis

    Was alles zur medizinischen Korrespondenz gehört

    Viele denken beim Thema zuerst an den Arztbrief. Im Ordinationsalltag geht es aber um deutlich mehr Schriftstücke, und jedes hat einen anderen Empfänger und damit einen anderen Ton. Die folgende Übersicht hilft dir, die wichtigsten Dokumente einzuordnen:

    Dokument Typischer Empfänger Stil und Besonderheit
    Arztbrief, Entlassungsbrief Weiterbehandelnde Ärztin, Hausarzt Fachsprachlich, streng gegliedert, Diagnosen codiert
    Befundbericht Zuweisende Ärztin, Patient (Kopie) Kurz, auf die Fragestellung bezogen
    Zuweisung, Überweisung Fachärztin, Ambulanz, Labor Fragestellung klar benennen, relevante Vorbefunde beilegen
    Ärztliche Bestätigung, Zeugnis Arbeitgeber, Behörde, Versicherung Nur das Nötige, Datenschutz beachten
    Gutachten Gericht, Versicherung, Behörde Ausführlich, nachvollziehbar begründet
    Schreiben an Patientinnen und Patienten Betroffene selbst Einfache Sprache, Fachbegriffe erklärt
    Administrative Korrespondenz Krankenkassen, andere Einrichtungen Formell, mit Aktenzeichen und Fristen

    Die Grundregel ist bei allen Dokumenten gleich: Überlege vor dem ersten Satz, wer den Text liest und was diese Person danach tun soll. Eine Hausärztin, die einen Entlassungsbrief bekommt, braucht die Diagnosen, die aktuelle Medikation und eine klare Empfehlung. Ein Patient, der seinen Befund liest, braucht dagegen Erklärungen und Orientierung.

    Wer schreibt was: Ärztin, Assistenz, Schreibkraft

    In der Praxis entsteht ein Arztbrief selten an einem einzigen Schreibtisch. Im Spital gibt es dafür meist einen festen Ablauf: Laut AMBOSS-Leitfaden zum Verfassen eines Arztbriefes schreiben in der Regel Assistenzärztinnen und Assistenzärzte den vorläufigen Entlassungsbrief. Der Patient bekommt ihn für die Weiterbehandlung mit, danach liest eine Oberärztin oder ein Oberarzt gegen.

    In der Ordination sieht die Arbeitsteilung oft so aus:

    • Ärztin oder Arzt: diktiert oder formuliert Diagnosen, Beurteilung und Empfehlungen, unterschreibt und trägt die inhaltliche Verantwortung.
    • Ordinationsassistenz und medizinische Verwaltung: übernehmen Stammdaten, schreiben nach Diktat, fügen Befunde und Medikationslisten ein, achten auf Formatierung und Vollständigkeit und kümmern sich um Versand und Ablage.
    • Ärztliche Schreibkraft: schreibt Diktate, oft in großem Umfang, und braucht dafür ein sehr sicheres Gefühl für Fachsprache und Rechtschreibung.

    Welche Wege in diesen Beruf führen, erklären wir im Beitrag Ärztliche Schreibkraft werden. Wenn du wissen willst, wie die Korrespondenz in den Ordinationsalltag eingebettet ist, hilft dir unser Überblick zu den Aufgaben einer Ordinationsassistentin.

    Der Aufbau eines Arztbriefs Schritt für Schritt

    Die Form eines Arztbriefs ist erstaunlich einheitlich. Die Kurzanleitung zum Schreiben von Arztbriefen der DGIM auf springermedizin.de beschreibt eine klassische Form, die sich nur in Nuancen ändert. Diese Gliederung kannst du dir als Gerüst merken:

    1. Absender und Empfänger: Einrichtung, Abteilung, verantwortliche Ärztin, dazu die weiterbehandelnde Stelle mit vollständiger Adresse.
    2. Patientin oder Patient und Aufenthalt: Name, Geburtsdatum, gegebenenfalls Sozialversicherungsnummer, Zeitraum der Behandlung oder Datum der Untersuchung.
    3. Diagnosen: Hauptdiagnose zuerst, danach Nebendiagnosen, jeweils mit ICD-10-Code. Diese Liste ist das Erste, was der Empfänger liest.
    4. Anamnese: Aktuelle Beschwerden, Vorgeschichte und relevante Vorerkrankungen, knapp zusammengefasst.
    5. Befunde: Körperlicher Status, Labor, Bildgebung und andere Untersuchungen, stichwortartig und mit Datum.
    6. Verlauf und Beurteilung: Was ist passiert, was wurde gemacht, wie hat der Patient reagiert? Dieser Teil ist ausformuliert und steht in der Vergangenheitsform.
    7. Medikation: Aktuelle Medikation bzw. Entlassungsmedikation mit Wirkstoff, Dosierung und Einnahmeschema. Änderungen gegenüber der Aufnahme kennzeichnest du deutlich.
    8. Empfehlungen und Prozedere: Eine klare Liste für den Weiterbehandler: Kontrollen, Termine, offene Befunde, Therapieanpassungen.
    9. Grußformel und Unterschrift: Name und Funktion der verantwortlichen Ärztinnen und Ärzte.

    Ein Tipp aus der Praxis: Die Empfehlungsliste am Ende ist für viele Empfänger der wichtigste Teil. Formuliere sie so konkret, dass jemand sie ohne Rückfrage umsetzen kann, also zum Beispiel „Kontrolle des Kaliums in einer Woche“ statt „engmaschige Kontrollen“.

    Stilregeln, die Profis beachten

    Der Stil entscheidet, ob ein Brief in zwei Minuten erfasst wird oder Rückfragen auslöst. Die wichtigsten Regeln haben sich in Lehrbüchern und Leitfäden durchgesetzt:

    • Perspektive: Arztbriefe werden in der dritten Person Singular und in der ersten Person Plural verfasst, also „Die Patientin stellte sich vor …“ und „Wir empfehlen …“. Die Ich-Form ist unüblich.
    • Kein Laienwissen: Wenn Fachleute die Empfänger sind, werden medizinische Sachverhalte nicht erklärt. Ein Kardiologe braucht keine Definition von Vorhofflimmern.
    • Keine Worthülsen: Höflichkeitsfloskeln und Füllwörter streichst du. Der AMBOSS-Leitfaden rät außerdem, uneindeutige Formulierungen zu vermeiden.
    • So kurz wie möglich, so umfassend wie nötig: Alles Behandlungsrelevante gehört hinein, alles andere bleibt draußen.
    • Abkürzungen mit Bedacht: Gängige Abkürzungen wie „RR“ oder „EKG“ sind in Ordnung. Hausinterne Kürzel verwirren dagegen jeden, der nicht im selben Haus arbeitet.
    • Einheitliche Zeitformen: Befunde im Telegrammstil, der Verlauf im Präteritum, Empfehlungen im Präsens.

    Vorher und nachher, ein kurzes Beispiel:

    Unklar: „Wir möchten uns herzlich für die freundliche Zuweisung bedanken und dürfen Ihnen mitteilen, dass es dem Patienten während des Aufenthalts insgesamt eher besser ging.“

    Präzise: „Unter Diuretikatherapie Gewichtsabnahme von 4 kg, Rückgang der Unterschenkelödeme. Entlassung in gebessertem Allgemeinzustand.“

    Der zweite Satz ist kürzer und enthält trotzdem mehr Information. Genau darum geht es beim Schreiben medizinischer Korrespondenz.

    Ein Musterabschnitt zum Üben

    Der folgende Ausschnitt ist ein frei erfundenes Übungsbeispiel. Er zeigt, wie sich die Regeln in einem kurzen Brief aus einer internistischen Ordination umsetzen lassen:

    Diagnosen: Arterielle Hypertonie (I10), Diabetes mellitus Typ 2 (E11.9)

    Anamnese: Vorstellung zur Kontrolle. Seit drei Wochen morgendliche Kopfschmerzen. Keine Thoraxschmerzen, keine Dyspnoe.

    Befunde: RR 165/95 mmHg, Puls 78/min rhythmisch. HbA1c 7,4 %.

    Beurteilung und Verlauf: Die Blutdruckwerte lagen bei wiederholter Messung über dem Zielbereich. Wir erweiterten die antihypertensive Therapie.

    Empfehlung: Blutdruckselbstmessung über zwei Wochen, Kontrolle in unserer Ordination in vier Wochen mit Messprotokoll.

    So übst du sinnvoll: Nimm ein fiktives Fallbeispiel und schreib zuerst nur die Diagnosenliste. Danach ergänzt du Abschnitt für Abschnitt und prüfst jeden Satz mit der Frage: Braucht der Empfänger diese Information für die Weiterbehandlung?

    Der rechtliche Rahmen in Österreich

    Medizinische Korrespondenz ist eng mit der Dokumentationspflicht verknüpft. Wer in einer Ordination oder Krankenanstalt schreibt, sollte die Grundzüge kennen. Bei konkreten Rechtsfragen in deiner Einrichtung ist die verantwortliche Ärztin, die Datenschutzbeauftragte oder die Ärztekammer die richtige Ansprechstelle.

    Dokumentationspflicht und Aufbewahrung

    Nach § 10 Krankenanstalten- und Kuranstaltengesetz (KAKuG) müssen Krankenanstalten Krankengeschichten führen. Darin sind unter anderem Vorgeschichte, Zustand bei Aufnahme, Krankheitsverlauf, angeordnete Maßnahmen, Medikation und die Aufklärung festzuhalten. Krankengeschichten sind dort grundsätzlich mindestens 30 Jahre aufzubewahren. Für bestimmte Unterlagen wie Röntgenbilder kann die Landesgesetzgebung kürzere Fristen von mindestens zehn Jahren vorsehen. Für dich bedeutet das: Jeder Brief, den du ablegst, kann Jahrzehnte später noch gelesen werden, etwa bei einer Weiterbehandlung oder in einem Rechtsstreit.

    ELGA und strukturierte Befunde

    Die Elektronische Gesundheitsakte ELGA hat in Österreich verbindliche Standards für Dokumente gesetzt. Der ärztliche Entlassungsbrief folgt einem eigenen ELGA-Implementierungsleitfaden, der Aufbau und Abschnitte festlegt. Wie ein solcher Brief am Bildschirm aussieht, zeigt das ELGA-Musterdokument eines ärztlichen Entlassungsbriefs mit der Interoperabilitätsstufe „Full support“. Die rechtlichen Details regelt unter anderem die ELGA-Verordnung 2015. Im Alltag merkst du das vor allem daran, dass die Software Felder vorgibt. Je sauberer du sie befüllst, desto besser lassen sich die Daten über Einrichtungen hinweg lesen.

    Diagnosencodierung im ambulanten Bereich

    Auf Grundlage des Gesundheitsdokumentationsgesetzes und der Gesundheitsdokumentationsverordnung besteht laut Plattform Primärversorgung seit 1. Jänner 2026 eine bundeseinheitliche Verpflichtung zur ambulanten Diagnosencodierung. Hintergrundinformationen und Rundschreiben dazu veröffentlicht das Sozialministerium zur ambulanten Leistungs- und Diagnosendokumentation. Für alle, die in der Ordination Briefe und Befunde vorbereiten, ist ein sicherer Umgang mit ICD-10-Codes damit noch wichtiger geworden.

    Wenn der Brief an Patientinnen und Patienten geht

    Für Schreiben an Patientinnen und Patienten gelten andere Regeln als für den Arztbrief unter Fachleuten. Hier sind einfache Sprache, kurze Sätze und erklärte Fachbegriffe gefragt. Im Vereinigten Königreich ermutigt die Leitlinie „Please write to me“ der Academy of Medical Royal Colleges Ärztinnen und Ärzte seit 2018 ausdrücklich, direkt an ihre Patienten zu schreiben. Die Empfehlungen dort stammen aus dem britischen System, die Grundidee lässt sich aber gut übertragen.

    Praktisch heißt das:

    • „Bluthochdruck“ statt „arterielle Hypertonie“, oder beides: „arterielle Hypertonie (Bluthochdruck)“.
    • Klare Handlungsanweisungen: Was soll die Person bis wann tun?
    • Keine bösen Überraschungen: Schwerwiegende Befunde gehören zuerst ins persönliche Gespräch und erst danach in einen Brief.

    Auch beim Versand ist Sorgfalt gefragt. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Kläre deshalb in deiner Ordination, über welche Kanäle Befunde verschickt werden dürfen, und schick nichts unverschlüsselt per E-Mail, solange die verantwortliche Ärztin das nicht ausdrücklich freigegeben hat.

    Die häufigsten Fehler und eine Checkliste vor dem Versand

    Viele Fehler in der medizinischen Korrespondenz wiederholen sich. Bevor ein Brief die Ordination verlässt, lohnt sich ein kurzer Check:

    • [ ] Stimmen Name, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer? Eine Verwechslung ist der folgenschwerste Fehler überhaupt.
    • [ ] Steht die Hauptdiagnose an erster Stelle und ist sie codiert?
    • [ ] Haben alle Befunde ein Datum?
    • [ ] Ist die Medikation vollständig, mit Dosierung, und sind Änderungen markiert?
    • [ ] Ist die Empfehlung konkret und ohne Rückfrage umsetzbar?
    • [ ] Sind Diktierfehler korrigiert? Spracherkennung macht aus Fachbegriffen gern Alltagswörter.
    • [ ] Hat die verantwortliche Ärztin den Brief freigegeben und unterschrieben?
    • [ ] Geht der Brief an den richtigen Empfänger und über einen sicheren Kanal?

    Diese Liste kannst du ausdrucken und neben den Bildschirm legen. Nach einigen Wochen gehen dir die Punkte ganz automatisch durch den Kopf.

    Ärztliche Dokumentation lernen: So kommst du hinein

    Arztbriefe schreiben lernt man nicht an einem Nachmittag, aber es ist auch keine Geheimwissenschaft. Drei Bausteine bringen dich ans Ziel:

    1. Fachsprache: Medizinische Terminologie, Anatomie in Grundzügen und die gängigen Abkürzungen. Ohne dieses Fundament bleibt jedes Diktat ein Rätsel.
    2. Strukturwissen: Der Aufbau der Dokumententypen, die Logik der ICD-10-Codierung und die rechtlichen Grundlagen der Dokumentation in Österreich.
    3. Übung: Echte oder realistische Fälle, Diktate und Vorlagen, am besten mit Rückmeldung von jemandem, der die Praxis kennt.

    Manche lernen das direkt am Arbeitsplatz, wenn eine erfahrene Kollegin Zeit zum Einschulen hat. Viele Ordinationen suchen aber Personal, das diese Grundlagen schon mitbringt. Eine strukturierte Ausbildung ist deshalb meist der verlässlichere Weg. Welche Möglichkeiten es gibt, zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Ausbildung in medizinischer Dokumentation. Einen breiteren Überblick über Berufe rund um Ordination und Verwaltung findest du unter Gesundheitsberufe in Österreich.

    Unsere Sicht: Gute Korrespondenz ist Patientensicherheit

    Unsere Sicht: Gute Korrespondenz ist Patientensicherheit — overview diagram

    Wir erleben immer wieder, dass medizinische Korrespondenz unterschätzt wird. Sie gilt als „Schreibarbeit“, die nebenbei erledigt wird. Dabei ist ein Arztbrief oft das einzige Bindeglied zwischen zwei Behandlern. Fehlt darin eine Medikamentenänderung oder ist eine Empfehlung unklar, bekommt das am Ende die Patientin oder der Patient zu spüren.

    Unsere Kurse wurden von Ärztinnen und Ärzten entwickelt. Deshalb wissen wir, wie sehr eine Ordination von Mitarbeiterinnen profitiert, die Fachsprache verstehen, Strukturen kennen und mitdenken. Wir sind auch überzeugt: Für diesen Einstieg brauchst du keine Vorausbildung. Was du brauchst, ist ein klarer Lernweg und jemanden, der deine Fragen beantwortet, wenn du am Küchentisch über einem Fachbegriff sitzt. Genau dafür setzen wir auf persönliche 1:1-Betreuung über die gesamte Ausbildung.

    — Amir

    Mit MediClass in die medizinische Verwaltung

    Wenn du die Korrespondenz und Verwaltung einer Ordination beruflich übernehmen möchtest, ist unsere Ausbildung zur Medizinischen Verwaltungsassistenz ein guter Startpunkt. Sie läuft komplett online, setzt keine Vorkenntnisse voraus und führt zu einem staatlich anerkannten Abschluss. Du lernst in deinem eigenen Tempo und wirst persönlich 1:1 betreut. Die Ausbildung kostet 1.690 € einmalig. Danach kannst du dich bei über 3.000 Jobangeboten in Österreich bewerben. Alle Kurse im Überblick findest du unter Ausbildungen für Arztpraxis und Massage.

    Häufige Fragen

    Darf eine Ordinationsassistentin Arztbriefe selbst schreiben?

    Sie darf Arztbriefe vorbereiten, nach Diktat schreiben, formatieren und versenden. Den medizinischen Inhalt, also Diagnosen, Beurteilung und Empfehlungen, verantwortet die Ärztin oder der Arzt, der den Brief auch freigibt und unterschreibt. Wie weit deine Aufgaben im Detail reichen, legt die verantwortliche Ärztin in deiner Ordination fest.

    Wie lange dauert es, Arztbriefe schreiben zu lernen?

    Das hängt von deinem Vorwissen ab. Die Struktur eines Briefs hast du in wenigen Tagen verinnerlicht. Sicherheit in der Fachsprache und beim Schreiben nach Diktat entsteht dagegen erst über Wochen und Monate regelmäßiger Übung. Eine strukturierte Ausbildung mit Betreuung verkürzt diesen Weg spürbar.

    Braucht man für medizinische Korrespondenz eine medizinische Vorbildung?

    Nein. Fachbegriffe, Aufbau und rechtliche Grundlagen kannst du von Grund auf lernen. Wichtiger als Vorwissen sind Sorgfalt, ein gutes Sprachgefühl und die Bereitschaft, sich in die Terminologie einzuarbeiten.

    Warum wird ein Arztbrief in der dritten Person geschrieben?

    Die dritte Person und das „wir“ machen den Brief sachlich und stellen das Team in den Vordergrund, nicht die einzelne Person. Das entspricht der etablierten Konvention, die Empfänger erwarten. So finden sie sich in jedem Brief sofort zurecht.

    Quellen

    Empfehlungen